Herausforderungen

Aufgrund der Verwendung unterschiedlicher und nur geringfügig integrierter Lösungen für Zeiterfassung, Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Konten mussten Mitarbeiter der Cal Poly Pomona Foundation, Inc. Zeit für unnötige Workforce-Management-Aufgaben aufwenden. Mitarbeiter der Personalabteilung verbrachten unverhältnismäßig viel Zeit mit Transaktionsaufgaben, nicht taktischen Aufgaben, und sorgten sich ständig um die Konformität mit kalifornischen Bestimmungen zu Pausen während der Arbeitszeit. Außerdem bereitete es Schwierigkeiten, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen, die nicht täglich die bereitstehenden Zeituhren verwendeten.

Die Cal Poly Pomona Foundation benötigte eine Lösung, die Folgendes ermöglichte:

  • Eliminierung von Papier aus sämtlichen Prozessen für gesteigerten Schutz der Mitarbeiterdaten
  • Prozessautomatisierung, sodass sich Mitarbeiter der Personalabteilung und im Bereich Gehaltsabrechnungen auf strategische Aufgaben konzentrieren können
  • Verfolgung und Prüfung der Einhaltung kalifornischer Gesetze zu Pausen während der Arbeitszeit
  • Verbesserung der Genauigkeit der Zeiterfassung und Eliminierung von Attestbedenken
"[Unsere Kronos-Lösung] ermöglichte es uns, die Abteilungen Personal und Gehaltsabrechnung zu optimieren. Unsere aktuellen Ausgaben für Personalwesen und Gehaltsabrechnung sind nun 27 Prozent niedriger als noch vor sieben Jahren, selbst nach einigen Gehaltserhöhungen und Zuwendungen für Mitarbeiter."

Dennis Miller
Chief Employment Officer

Lösungen

Mit einer automatisierten, Cloud-basierten Workforce-Management-Lösung von Kronos® werden Prozesse und Workforce Management optimiert und Zugriff auf Daten ermöglicht, die bei der Steigerung der Produktivität, der Steuerung der Arbeitskosten und der Minderung der Risiken einer Nichtkonformität behilflich sind.

Workforce HR

  • Kostensteuerung und gesteigerte Produktivität der Personalabteilung dank zentraler Datensammlung     
  • Risikosenkung dank einer einzigen Lösung für Erfassung von, Speicherung von, und Zugriff auf Personaldaten
  • Talentmanagement mit automatisierten Lösungen, die zeitraubende Aufgaben eliminieren und Mitarbeitern Zeit für andere Aufgaben geben

Workforce Payroll

  • Verwaltung verschiedener Anforderungen für die Gehaltsabrechnung, darunter Art der Aufgabe, Standort und Klassifizierung
  • Verwaltung von 38.000 Abrechnungsregeln zur Einhaltung von Gewerkschaftsforderungen

Workforce Mobile

  • Transparenz und Anwendungen für Mobilgeräte für die Einreichung von Mitarbeiteranfragen
  • Eine einzige, gewohnte Plattform mit einheitlicher Benutzeroberfläche für alle Anwendungen

Ergebnisse

Die Caly Pol Pomona Foundation war dank Automatisierung ihres Workforce Managements dazu in der Lage, die Bereiche Personalwesen und Gehaltsabrechnung so zu optimieren, dass die Ausgaben für diese Abteilungen um 27 Prozent gesenkt werden konnten. Der Verwaltungsaufwand wurde um 80 Prozent gesenkt, sodass Mitarbeiter sich nun auf strategische Aufgaben konzentrieren können und Personaldaten besser geschützt sind. Vor der Umstellung auf eine Cloud-basierte Kronos-Lösung verbrachte ein Mitarbeiter jährlich etwa 600 Stunden mit der Verwaltung der Kronos-Lösung. Dieser Aufwand wurde nun um 90 Prozent reduziert. Die Stiftung kann sich nun sicher sein, dass die für Projekte aufgewendete Zeit dank biometrischer Terminals zuverlässig erfasst wird und jederzeit überprüft werden kann.

80-PROZENTIGE
VERRINGERUNG

des Verwaltungsaufwands, sodass
Mitarbeiter sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können

27-PROZENTIGE
SENKUNG

der Ausgaben
für Personalwesen und Gehaltsabrechnung