Herausforderungen

Als Lipari Foods, ein Nahrungsmittel-Vertriebs- und ‑Produktionsunternehmen, sein Geschäft auf weitere US-Bundesstaaten ausweiten wollte, wurde dem Management klar, dass das Unternehmen im Begriff war, über die Möglichkeiten seiner lokalen Workforce-Management-Lösung hinauszuwachsen: Der weitere Einsatz der manuellen, redundanten Prozesse würde eine Expansion nur erschweren. Es erkannte auch, dass der Einsatz der alten Lösung zur Erfüllung von Arbeitsschutzvorschriften und Quellensteueranforderungen in weiteren Bundesstaaten eine Herausforderung darstellen würde. Aufgrund der fragmentierten Anwerbungs-, Einstellungs- und Benefitsysteme war es notwendig, neue Einstellungsdaten manuell einzutragen. Fünfzig Außendienstmitarbeiter reichten regelmäßig Papier-Stundenzettel ein, die per Hand in die Gehaltsabrechnung eingegeben werden mussten. Manager trugen Urlaubsanträge und Anwesenheitspunkte der Mitarbeiter in Tabellen ein – weitere zeitaufwändige Aufgaben. Eingeschränkte Berichterstellungsfunktionen hinderten Manager ebenfalls daran, die Mitarbeiter effizient zu managen.

Lipari Foods benötigte eine Lösung, die Folgendes ermöglichte:

  • Hosting in der Cloud und einfacher Zugriff an allen Standorten und aus der Ferne durch Mitarbeiter und Manager
  • Optimierung der Anwerbung, Einstellung, Einarbeitung und Benefit-Verwaltung von neuen Mitarbeitern
  • Robuste Mobilfunktionen, mit denen sich Außendienstmitarbeiter ein- und ausbuchen können und mit denen alle Mitarbeiter ihre Urlaubszeiten und Gehaltsdaten auf Mobilgeräten einsehen können
  • Optimierung der genauen Verfolgung von Zeit und Anwesenheitspunkten von Mitarbeitern
  • Echtzeit-Einblicke in Mitarbeiterzeiten und ‑gehälter zum besseren Management der Arbeitskosten
  • Compliance-Unterstützung für Arbeitsschutz- und Quellensteuervorschriften in allen US-Bundesstaaten, in denen das Unternehmen tätig ist
„Die Zeit, die Manager mit Urlaubsanträgen, der Überwachung von Urlaubszeiten und Anwesenheitsproblemen verbracht haben, ist vermutlich um 75 % gesunken. Davor wurde diese ganze Zeit mit unproduktiven Aufgaben verschwendet.“

Brian Zilo, SPHR
Senior Vice President, HR

Lösungen

Lipari Foods hat sich für eine Cloud-Lösung zum Human-Capital-Management von Kronos® entschieden, um während des fortgesetzten Wachstums die Arbeitskosten besser steuern zu können, die Produktivität zu steigern, die Mitarbeiter stärker einzubinden und die Compliance-Risiken an allen Standorten abzufangen.

Kronos Workforce Ready

  • Gesteigerte Effizienz durch papierlose, optimierte HR-Prozesse und Self-Service-Tools, die die Benefit-Verwaltung, Einarbeitung und Verwaltung von Mitarbeiterinformationen vereinfachen
  • Erhöhte Verwaltungsgenauigkeit, Fehlerreduktion und Konsistenz durch ein einziges System für alle Mitarbeiterdatensätze und Funktionen des Personalwesens
  • Bedarfsorientierter, für Mobilgeräte optimierter Zugriff auf Einsatzpläne, Kontostände und Gehaltsabrechnungen – jederzeit und überall
  • Proaktive Compliance für unterschiedliche arbeitsrechtliche Vorschriften wie z. B. Fair Labor Standards Act (FLSA) und Affordable Care Act (ACA)

Kronos Workforce Ready Time Keeping

  • Optimierung der Zeiterfassung durch die automatisierte Sammlung von Zeit- und Anwesenheitsinformationen und die Umwandlung von gearbeiteten Stunden in Gehaltsabrechnungen
  • Präzise Lohn-/Gehaltsabrechnungen und niedrigere Compliance-Risiken durch benutzerdefinierte Abrechnungs- und Arbeitsregeln
  • Verbesserte Mitarbeitermotivation durch Echtzeitzugriff auf Zeit-, Anwesenheits- und Zeitkontendaten

Kronos Workforce Ready Accruals

  • Berechnung und Überwachung von Kontoständen anhand von Unternehmensrichtlinien und konsistente, automatische Umsetzung von Richtlinien zur Minimierung von Compliance-Risiken
  • Sofortiger Zugriff auf Kontostände zum Einreichen und zur Genehmigung von Urlaubsanträgen
  • Für alle Urlaubskategorien Einblick in die verdienten, genutzten, geplanten und verbleibenden Zeiten

Ergebnisse

Die Kronos-Cloud-Lösung hat Lipari Foods dabei geholfen, innerhalb kürzester Zeit in 20 US-Bundesstaaten zu expandieren und das Personal auf 1.800 Mitarbeiter zu verdoppeln. Normale Mitarbeiter können auf der Stechuhr ihre Zeiten verfolgen, Gehaltsabrechnungen einsehen und Urlaub beantragen, während Außendienstmitarbeiter das gleiche auf Mobilgeräten tun können. Managern stehen Echtzeit-Einblicke in Mitarbeiterzeiten und Arbeitsanalyse-Berichte zur Verfügung, mit denen sie die Arbeit und die Kosten dafür besser verwalten können. In der Lösung, die die Anwesenheitspunkte der Mitarbeiter automatisch überwacht, können sie auch die Einsatzpläne und Zeitkonten der Mitarbeiter einsehen, um Urlaubsanträge zu genehmigen – dadurch kommt es zu einer wesentlichen Zeitersparnis. Durch genaue Gehaltsabrechnungsdaten und Kronos Payroll Services kann Lipari Foods die Quellensteuervorschriften in allen Bundesstaaten, in denen es aktiv ist, einhalten. Für seine Pläne, an weitere neue Standorte zu expandieren, hat Lipari Foods alle benötigten Technologien.

MANAGER-ZEITAUFWAND
UM 75 % GESENKT

bei der Überwachung und Genehmigung von Urlaub und Anwesenheitspunkten
von Mitarbeitern

GEHALTSABRECHNUNGS
ZEITEN UM
95 % GESENKT

vierzehntägige Gehaltsabrechnungen
werden nicht mehr ausgedruckt,
unterschrieben und an die
Mitarbeiter geschickt