Herausforderungen

Die Schichtplanung bei Schwan’s Global Supply Chain war zeitintensiv und unflexibel. Mangelnde Transparenz führte dazu, dass Schichten häufig über- oder unterbesetzt wurden, was neben unnötigen Kosten auch Probleme mit der Produktivität mit sich brachte und die manuelle Erfassung von Arbeitstunden pro Auftrag sowie der manuellen Nachverfolgung von Freizeitanträgen und Anwesenheiten führte zu Inkonsistenzen und Compliance-Problemen in den Werken.

Schwan’s Global Supply Chain suchte nach einer Lösung, die ihre Schichtplanung flexibler und effizienter gestalten konnte mit dem Ziel:

  • Den Personalbedarf auf die schwankende Nachfrage abzustimmen
  • Eine bessere Kontrolle der Personalkosten und eine gesteigerte Produktivität zu gewährleisten
  • Mit der Automatisierung von operativen Personalprozessen die Fehleranfälligkeit zu minimieren
„Durch die Zeitersparnis beim Anpassen der Schichtplanung können unsere Vorgesetzten weniger Zeit am Computer und mehr Zeit in der Fertigungshalle verbringen.“

Matt Abner, Manufacturing Systems Coordinator
Schwan’s Global Supply Chain, Inc

Lösungen

Die Schwan’s Global Supply Chain, Inc. führte die Kronos Workforce Central® Suite ein und integrierte sie in das ERP-System des Unternehmens. Rund 6.000 Mitarbeiter, darunter Arbeiter, die an der Fertigungsstraßen tätig sind, Personal für die sanitären Anlagen sowie einige Schichtleiter und Vorgesetzte werden nun mit der Kronos-Lösung verwaltet.

Höhere Produktivität durch bedarfsgesteuerte Arbeits- und Personaleinsatzplanung

Informationen zur Umsatzprognose werden vom Unternehmen an das SAP-System gesendet. Dadurch kann für Produktionsaufträge, die mit der Kronos-Lösung verbunden sind, ein bedarfsgesteuerter Arbeitsplan erstellt werden. In Bezug auf die Personaleinsatzplanung besteht die einzige Änderung in SAP darin, dass Start- und Schlusszeiten von Produktionsaufträgen angegeben werden müssen.

„Von der Kronos-Lösung wird eine nach Aufgabe und Arbeitsplatz aufgeschlüsselte Tabelle zur Nachfrage nach Arbeitskräften in 15-Minuten-Abschnitten erstellt“, erklärt der Principal Business Process Analyst Michael Ross. „Mit Workforce Scheduler werden die Fähigkeiten der Mitarbeiter an den Bedarf angepasst und es wird ein vorläufiger Personaleinsatzplan erstellt, bevor durch den Personaleinsatzplaner, den Schichtleitern und den Vorgesetzten der Feinschliff vorgenommen wird.“

Zuvor mussten die Schichtleiter und Vorgesetzten eine Stunde täglich für die Erstellung der Personaleinsatzpläne aufwenden und mussten die Qualifikationen der Mitarbeiter dafür im Kopf haben. Jetzt benötigt ein Personaleinsatzplaner fünf Minuten für die Erstellung eines Schichtplans von ein oder zwei Wochen und eine Stunde für die Feinabstimmungen.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Die Mitarbeiter haben inzwischen mehr als einen Tag im Voraus Einblick in ihren Schichtplan. Dies ermöglicht ihnen eine bessere Planung und führt zu einer besseren Arbeitsmoral. Mithilfe von Kronos-Self-Service-Tools können Mitarbeiter in einem Pausenraumkiosk ihre Arbeitszeiten und Anwesenheitspunkte einsehen, ihre Urlaubssalden prüfen und Freizeitanträge stellen.

Produktivitätssteigerung durch optimierten Personaleinsatz

Vor dem Einsatz der Kronos-Lösung wurden Mitarbeiter „nur zur Sicherheit“ an der Fertigungsstraße eingesetzt und dieser Umstand wurde erst durch die SAP-Rückmeldung am nächsten Tag erkennbar.

„Wir verstehen jetzt, was für eine Produktion mit Fertigungsstraßen erforderlich ist und können kalkulieren, wie viele Leute und welche Fähigkeiten benötigt werden“, sagt Michael Ross. Mit Kronos können wir das Personal besser einsetzen, weil wir um ihre Qualifikationen und Fertigkeiten wissen.“

Zuvor wurden befristete Beschäftigungen per Telefon verwaltet. „Inzwischen wissen wir anhand des Produktionsbedarfs, wie viele Aushilfskräfte benötigt werden, und deren Planung erfolgt dann in der Kronos-Lösung“, fügt Michael Ross hinzu. Heute schickt nicht mehr die Personaldienstleistungsagentur die Rechnung für eine Aushilfskraft sondern die Schwan’s Global Supply Chain, Inc. der Agentur eine Abrechnung zu den Arbeitsstunden der Aushilfskraft und den entsprechenden Kosten.

Transparenz in Bezug auf den Arbeitseinsatz ist förderlich für Auftragsrückmeldungen und die Kostensteuerung

In der Vergangenheit wurden die Mitarbeiter an der Fertigungsstraße von ihren Vorgesetzten am Ende einer Schicht für die Rückmeldung der direkten Arbeitsstunden zu einer Auftragserteilung gezählt. Dabei lag der Anteil der Rückmeldungen üblicherweise im Bereich von 85 bis 93 Prozent. Durch die beinahe in Echtzeit ablaufende SAP-Integration in die Kronos-Lösung liegt die Rückmeldung der bezahlten Stunden bei nahezu 100 Prozent.

„Inzwischen werden uns zeitnahe Arbeitsinformationen übermittelt“, sagt Matt Abner. „Am Ende einer Schicht können die tatsächlichen Arbeitsstunden eingesehen werden und dadurch ist eine Rückmeldung über die zur Auftragsabwicklung benötigten Zeit möglich.“

Das Verständnis von direkten und indirekten Kosten für Produktionsaufträge in SAP bringt zusätzliche Vorteile mit sich. „Durch Kronos haben wir eine genauere Vorstellung davon, welche Kosten die Herstellung eines neuen Produkts verursacht“, ergänzt Michael Ross.

Ergebnisse

  • Für Produktionsaufträge, die mit der Kronos-Lösung verbunden sind, werden Informationen zur Umsatzprognose an SAP gesendet. Dadurch kann ein Arbeitsplan erstellt werden, in dem die Fähigkeiten der Mitarbeiter auf den Bedarf abstimmt sind.
  • Vorgesetzte verbringen weniger Zeit mit der Planung und mehr Zeit in der Fertigungshalle.
  • Durch Transparenz hinsichtlich der Arbeit kann sichergestellt werden, dass es Rückmeldungen zu nahezu 100 Prozent der bezahlten Stunden gibt und dadurch eine genaue Übersicht über die direkten und indirekten Arbeitskosten von Produktionsaufträgen möglich ist.
  • Mithilfe von Self-Service-Tools können Mitarbeiter ihre Schichtpläne einsehen, ihre Anwesenheitspunkte im Blick behalten, ihre Urlaubssalden prüfen und Freizeitanträge stellen. Dadurch erhöht sich die Mitarbeiterzufriedenheit.