Herausforderungen

Mit weltweit über 420.000 Mitarbeitern ist Sodexo einer der größten Arbeitgeber weltweit. In den fünf Krankenhäusern von Manchester University NHS Foundation Trust sorgt das Team von Sodexo für den Reinigungsservice, das Catering, den Patiententransport, die Abfallentsorgung, Logistik, Sicherheit und Wartung. Ein Problem vor Ort war das Workforce Management System, das veraltet und sehr kompliziert zu bedienen war. Außerdem war eine wesentlich genauere Personaleinsatzplanung vonnöten, um die strengen Qualitätskriterien der Kliniken zu erfüllen.

Sodexo benötigte eine Lösung für folgende Anforderungen:

  • Effizientere Personaleinsatzplanung, die für eine optimale Servicequalität sorgt und sicherstellt, dass es nicht zu Ahndungen bei Verstößen kommt
  • Akkuratere Planung
  • Weniger Zeitaufwand für die Einsatzplanung von Seiten der Vorgesetzten
  • Genaue Zeiterfassung und Verbesserung des Gehaltszahlungsprozesses
  • Genaueres Fehlzeitenmanagement, mit dem Ziel, ungeplante Fehlzeiten zu reduzieren
“Wenn unsere Mitarbeiter sehen, dass ihre Arbeit besser und effizienter organisiert ist, dann fühlen sie sich auch in ihrem Job besser – das ist ein ganz einfacher aber enorm wichtiger Zusammenhang.”

Sue Prince
Business process Director

Lösungen

Sodexo arbeitete mit Kronos partnerschaftlich zusammen, um eine Zeiterfassungslösung im Central Manchester Hospital zu realisieren mit biometrischen InTouch Terminals, die das ein- und ausstempeln erleichterten. Darauf aufbauend erfolgte die Implementierung einer Personaleinsatzplanung, die sicherstellen sollte, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz sind und die es den Vorgesetzten erlaubt, einfach und schnell Anpassungen vorzunehmen, falls dies erforderlich sein sollte.

Zeiterfassung

  • Alle Mitarbeiter nutzen die biometrischen Terminals, um ein- und auszustempeln, was die Zeiten, die Manager zuvor für das Abzeichnen der Zeitkarten benötigten, quasi auf Null reduziert.
  • Fehlzeiten werden hervorgehoben, so dass Vorgesetzte schnell und frühzeitig einschreiten können.
  • Akkurate Zeiterfassung für gearbeitete Stunden hat den Aufwand für Rechnungs- und Gehaltsadministration deutlich verringert.

Personaleinsatzplanung

  • Ermöglicht eine schnelle und effiziente Erstellung von Einsatzplänen.
  • Stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
  • Verbessert die Planungsgenauigkeit.
  • Ermöglicht es den Managern, kostengünstiger auf das Qualitätsniveau zu gelangen, das die vereinbarten Service-Level vorsehen, ohne unnötige Überstunden.
  • Warnt frühzeitig, wenn es zu Personalengpässen kommt, so dass Vorgesetze proaktiv dagegen ansteuern können.
  • Gibt Mitarbeitern bis zu sechs Wochen im voraus einen Einblick in ihre Schichten.
  • Zeigt Mitarbeiter auf, die bereit sind zusätzliche Schichten zu übernehmen

Ergebnisse

Sodexo’s neue Workforce Management Lösung hat zu signifikanten Vorteilen geführt. Durch eine bessere Personaleinsatzplanung wurden Überstunden um mehr als 44.000 GBP reduziert, was einer Kostenreduktion von 14 % gleichkommt. Alleine in den Verkaufseinrichtungen der Krankenhäuser hat die Planungsgenauigkeit dazu beigetragen, dass Ausnahmen von 25-30 % auf lediglich 2-4 % reduziert werden konnten und so das Ziel von 7 % noch einmal wesentlich übertroffen wurde. Vorgesetzte sparen mehr als drei Stunden pro Woche dadurch ein, dass sie nicht mehr manuell Aufgaben zuweisen mussten. Im Falle von Sodexo kam das bei 25-30 Managern einer Zeiteinsparung von 2 Tagen pro Woche gleich. Vorgesetzte konnten außerdem ihre vereinbarten Service-Level wesentlich kostengünstiger erreichen. Die genaue Erfassung von Arbeitszeiten hat die Anzahl wöchentlicher Rechnungen von Leiharbeitern von 250 auf 15 reduziert, was einer Reduzierung von 94 % der Rechnungsvorgänge gleichkommt. Ähnlich dramatisch waren die Zeiteinsparungen, die Sodexo’s zentrales Administrationsteam durch das verminderte Rechnungsvolumen an seine Kunden erreichte. Der kurzfristige Krankenstand ist um 5.24 % gesunken, was noch einmal Einsparungen von rund 31.000 GBP bedeutete und auf eine deutliche Verbesserung des Mitarbeiterengagements hindeutet.

PREMIUM ÜBERSTUNDEN

reduziert um
über 14%

VERBESSERTE EINSATZPLANUNG

Ausnahmen verringert von 25-30% auf 2-4%
was das Ziel von 7% nochmal übertroffen hat