Herausforderungen

Das Superior Court of Pima County erfasste die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter auf Papier und die Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung verbrachten drei Tage damit, die verbleibende Arbeitszeit der Mitarbeiter für den jeweiligen Abrechnungszeitraum zu schätzen, wobei man von einer Arbeitszeit von acht Stunden täglich ausging. Anschließend verbrachten vier Mitarbeiter zwei Tage damit, Abrechnungsdaten in das System des Bezirks einzugeben. Zum Ende des Abrechnungszeitraums wurden die Zeiterfassungen gesammelt und 20 bis 40 Prozent der Prognosen mussten noch einmal überarbeitet werden. Die Zeit war reif für einen effizienteren Gehaltsabrechnungsprozess.

Das Superior Court of Pima County benötigte eine Lösung, die Folgendes ermöglichte:

  • Verwaltung von Risiken der Nichtkonformität in Zusammenhang mit überarbeiteten Gehaltsabrechnungen
  • Genaue Arbeitszeiterfassung zur Gewährleistung, dass Mitarbeiter ihr Soll erfüllen
  • Einsparungen durch optimierte und automatisierte Zeiterfassung
  • Überwachung von Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern für bessere Prognosen und Steuerung der Arbeitskosten und der Ausgaben für Überstunden
"Ich kann mit unserer Kronos-Lösung innerhalb kürzester Zeit auf Daten zugreifen, vorher dauerte das zwei oder drei Wochen. Wir erhalten einen Überblick über die Kosten pro Richterbank, vergleichen diese mit der Anzahl der bearbeiteten Fälle und können dann die Arbeitskosten pro Fall errechnen."

Carol Ogier
Finance Director

Lösungen

Eine automatisierte Kronos-Lösung für das Workforce Management steigert Produktivität und Konformität und ermöglicht Echtzeiteinblicke in Personaldaten, die bei der Steuerung der Arbeitskosten unterstützen.

Workforce Timekeeper

  • Erfassung, Management und Kontrolle der Mitarbeiterarbeitszeiten zur Senkung der Gehaltskosten und manueller Fehler
  • Einhalten von Regularien durch Umsetzen und Nachvollziehen der Bestimmungen, beispielsweise von Gewerkschaften

Workforce Absence Manager

  • Identifikation häufig fehlender oder unpünktlicher Mitarbeiter zur Steigerung der Produktivität
  • Einsichten in Trends und Muster dank einer ad-hoc möglichen Berichterstellung ermöglicht eine bessere Kontrolle der Fehlzeitenkosten
  • Automatisiertes Fehlzeitenmanagement garantiert die Einhaltung aller gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Bestimmungen

Kronos 4500-Ausweisterminals

  • Vermeidet Dateneingabefehler und sorgt für eine regelkonforme Abrechnung und Zeiterfassung bei der Buchung
  • Erhöhte Produktivität durch Self-Service-Tools für Mitarbeiter, mit denen sie auf Daten wie geplante Stunden und Freizeitsalden zugreifen können und Manager so von diesen unproduktiven Aufgaben entbunden werden

Ergebnisse

Die Umstellung auf Kronos führte für das Superior Court of Pima County zu einer Optimierung der Gehaltsabrechnung, einer erhöhten Konformität und besseren Steuerung der Arbeitskosten. Leitende Angestellte verfügen nun über Tools, die sie über die Anwesenheit der Mitarbeiter und deren Arbeitszeiten informieren, und dank der Lösung erhalten Leitung und Mitarbeiter der Gehaltsabrechnung genauere Berichte. Innerhalb von vier Jahren konnte das Gericht dank effizienterer Zeiterfassung 400.000 $ einsparen. Es wird eine Einsparung von weiteren 200.000 $ innerhalb der nächsten fünf Jahre erwartet. Die Finanzchefin des Gerichts ist nun dazu in der Lage, die Arbeitskosten pro Fall zu bestimmen, sodass allgemein fundierte Budgetentscheidungen gefällt werden können.

HÖHERE EFFIZIENZ
DANK TRANSPARENZ

sowie Senkung der Arbeitskosten

400.000 $ EINSPARUNG
INNERHALB DER ERSTEN 4 JAHRE

dank Lösungen von Kronos